VietBiblio là hệ thống quản trị thư viện dùng chung dành cho các thư viện có quy mô nhỏ thư viện cấp huyện – xã và thư viện trường học. Hạ tầng kỹ thuật, trang thông tin điện tử, ứng dụng quản lý thư viện được thiết lập sẵn và cung cấp miễn phí. Trong điều kiện còn khó khăn về kinh phí và nguồn nhân lực, việc ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý hoạt động thư viện thay thế cho hình thức quản lý cũ là rất cần thiết. Tháng 7 năm 2023, Thư viện Trường cao đẳng Sư phạm Thái Bình đã bắt đầu ứng dụng phần mềm VietBiblio. Tới thời điểm này thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Thái Bình đã hoàn thành công tác xử lý nghiệp vụ tài liệu in và đưa vào sử dụng hệ thống quản trị thư viện dùng chung VietBiblio.

Phần mềm VietBiblio là hệ thống quản trị thư viện dùng chung được xây dựng dựa trên các chuẩn chung của hệ thống thư viện thế giới và sử dụng giao diện web nên đảm bảo khả năng tương tác, tương thích giữa VietBiblio và các hệ thống khác một cách dễ dàng. Với mô hình triển khai dựa trên công nghệ điện toán đám mây, các thư viện nhanh chóng thực hiện tự động hóa chuyên môn. Chức năng chính của của phần mềm VietBiblio gồm: Lưu thông, biên mục, quản trị, báo cáo thống kê, kiểm kê, tra cứu.

Lưu thông là dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ, cho mượn về nhà và các hỗ trợ cần thiết cho việc tiếp cận và sử dụng hiệu quả vốn tài liệu có trong thư viện. Lưu thông tại phần mềm thư viện vừa nhanh vừa khoa học, chính xác và hiệu quả. Bạn đọc sau khi tra tìm tài liệu cần mượn ghi số đăng kí cá biệt mang đến thủ thư. Cán bộ thư viện vào kho lấy sách sau đó quét mã vạch, in phiếu mượn. So với cách làm truyền thống trước bạn đọc phải qua hệ thống mục lục lật tìm qua từng phiếu mô tả sau đó ghi tên sách vào phiếu yêu cầu mang đế thủ thư, cán bộ thư viện lấy sách ghi vào sổ, bạn đọc nhận sách kí mượn sẽ mất thời gian, lại sai sót. Khi tra tìm tài liệu trên máy bạn đọc sẽ biết được tài liệu có bao nhiêu bản còn hay hết trong thư viện

Công tác biên mục tài liệu với phần mềm quản trị VietBiblio được xử lý nhanh hơn so làm thủ công rất nhiều. Việc xử lý biên mục tài liệu theo cách thủ công, vừa xử lý hình thức vừa xử lý nội dung gây mất rất nhiều thời gian cho cán bộ thư viện. Khi biên mục một cuốn sách thì người làm thư viện phải nhớ được bảng phân loại, ký hiệu xếp giá, nhà xuất bản, năm xuất bản, phụ chú, tên tác giả, tên tài liệu, số trang, khổ, phụ chú, tùng thư… vào phiếu mô tả. Để biên mục một cuốn sách theo phương pháp thủ công cũng phải mất ít nhất từ 10 đến 15 phút.

Khi biên mục một cuốn tài liệu trên phần mềm VietBiblio chỉ cần dựa vào mục lục sao chép để tìm tên tài liệu, phần mềm sẽ kết nối tới các biểu ghi đã được xử lý sẵn, chỉ việc lấy thông tin về để làm biểu ghi cho tài liệu của mình.

Ngoài ra khi dùng phần mềm VietBiblio còn một số tiện ích trong biên mục tài liệu như tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực: Nhờ nguồn tài nguyên sẵn có được tìm kiếm thông qua mục lục liên hợp, năng suất xử lý tài liệu được tăng lên gấp nhiều lần, một ngày cán bộ thư viện có thể xử lý được hơn trăm cuốn sách.

 Công tác biên mục trên phần mềm VietBiblio

       Quá trình lưu thông cho bạn đọc mượn tài liệu trên phần mềm VietBiblio

Ứng dụng phần mềm VietBiblio vào công tác hoạt động quản lý thư viện đã làm thay đổi hành vi, thói quen của bạn đọc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giải phóng được sức lao động của cán bộ thư viện. So với phần mềm cài đặt trên máy tính, VietBiblio giúp thư viện rút ngắn thời gian xử lý biên mục gấp nhiều lần, thời gian phục vụ được rút ngắn, góp phần thay đổi phát triển văn hóa đọc trong nhà trường. Phần mềm được khai thác, sử dụng hiệu quả với các phân hệ rõ ràng, việc mượn trả tra cứu tài liệu được nhanh chóng bằng hình thức quét mã vạch, tiết kiệm tối đa thời gian trong việc sử dụng sách điện tử, học liệu điện tử mọi lúc, mọi nơi và có thể thực hiện chức năng liên thông với các thư viện trường học khác trong tỉnh.

Bài viết: Nguyễn Thị Hằng

 (Bộ phận Thư viện - Phòng Quản lý Đào tạo và Nghiên cứu khoa học)